ADMIN – Solicitudes de materiales

La solicitud de materiales es una importante labor que se realiza de forma remota e involucra a diferentes personas de toda organización (quien la solicita, quien la aprueba y quien la atiende).

En ADMIN hemos buscado simplificar el proceso, centrándonos en la usabilidad para el usuario final, especialmente a la hora de realizar la solicitud (labor que se realiza en campo, desde un celular) pero manteniendo la información ordenada, y accesible.

Crear una Solicitud de materiales

Crear una nueva solicitud es muy sencillo, el usuario sólo debe seleccionar:

  • Proyecto: entre los proyectos activos en este momento que pertenezcan a una compañía a la que el usuario actual tiene acceso
  • Tipo: «Rutina» o «Urgente»
  • Compañía: entre las compañías incluidas en el proyecto
  • Dirección: entre la direcciones incluidas en el proyecto

Y opcionalmente indicar «Otra información».

Una vez se ha creado la solicitud de materiales, debe indicarse el listado de materiales que se requiere. Al seleccionar los materiales a partir del catálogo de artículos se estandariza las peticiones, lo que genera un importante beneficio a nivel de productividad.

Es importante poder localizar rápido que artículo es que se desea solicitar, para eso permitimos buscar por:

  • Tipo de artículo: selección entre los tipos de artículos definidos en el catálogo
  • Marca del artículo: selección entre las marcas de artículos definidas en el catálogo
  • Primera palabra del artículo: selección entre las primeras palabras de los nombres de los artículos
  • Búsqueda abierta: el usuario puede escribir el criterio concreto por que que desea realizar la búsqueda (por ejemplo: «60W»)

Como puede verse en las imágenes, con sólo seleccionar tipo «Oficina» y marca «AOC» se ha filtrado de 5550 artículos a 1. Es importante que también se puede solicitar un artículo que no esté catalogado.

Una vez se ha añadido todos los artículos que se desea solicitar, se debe «Enviar» la solicitud.

Aprobación solicitudes de materiales

Puede configurarse si se desea aprobar todas las solicitudes o sólo las urgentes en la configuración de cada proyecto.

Los usuarios con el perfil que permite aprobar solicitudes deben revisar la solicitud y pueden aprobarla o rechazarla (indicando el motivo del rechazo). En caso de ser rechazada la solicitud vuelve a estado «Por enviar» para que el solicitante la corrija y vuelva a enviarla.

Atención solicitudes de materiales

La atención de solicitudes tiene dos apartados importantes:

  • Encontrar las solicitudes en curso
  • Tramitar las solicitudes

Las solicitudes que no sean de tipo «Urgente» cuentan con una «Fecha requerida», es la fecha en que se envío más un número de días (se configura en cada proyecto cuantos días). Para localizar las solicitudes en curso ofrecemos diferentes opciones:

  • Notificación: donde se muestran las solicitudes en curso relacionadas con el usuario actual. El botón de notificación está visible en la pantalla principal del sistema siempre que hay alguna solicitud de materiales en curso
  • Paneles por estado: donde se muestran las solicitudes en curso por estado relacionadas con el usuario actual

Para atender una solicitud de materiales lo que se debe hacer es añadir líneas para cada artículo indicando el origen y el estado de una cantidad concreta del artículo (cada artículo podría tener una o más líneas).

El seguimiento se realiza línea a línea, requiriendo que la cantidad sumada de las líneas sea la solicitada, y que se lleve cada línea a un estado final, lo que finaliza la solicitud de materiales.

El origen («Bodega», «Compra», «Alquiler», etc.) de cada línea parte de un catálogo editable.

También es posible gestionar todos los artículos sin finalizar a través de la pantalla de «Artículos por gestionar» donde aparecen todos los artículos por gestionar de todas las solicitudes.

En cualquier momento se pueden consultar todas las líneas en un estado concreto, para evitar cuellos de botella.