ADMIN – ADministración de MantenimIeNtos

Un sistema de información de mantenimiento más que un software, es una metodología de gestión y administración de mantenimientos.

  • Software para modernizar y dar seguimiento a todos los aspectos de las operaciones de mantenimiento de una empresa.
  • Al crecer y ser más complejas las operaciones de mantenimiento aumenta la necesidad de una base de datos centralizada.
  • Ayuda a los encargados de los mantenimientos a realizar sus tareas de forma más efectiva.

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Índice

Presentación de producto

Hoy en día no es suficiente para los encargados de los mantenimientos trabajar desde papeles, llamadas telefónicas, emails y hojas de cálculo, ya que resulta casi imposible mantener todos estos elementos organizados.

ADMIN-Problematica_digrama

  • Mejorar la fiabilidad mediante el uso de metodologías estándar para disminuir los riesgos, los costes de mantenimiento, el tiempo de inactividad y el consumo de energía.
  • Reducir cuellos de botella y evitar la recurrencia de incidentes.
  • Mantener revisiones consistentes de rendimiento de activos y optimizar los planes de mejora de todo el ciclo de vida de cada activo.
  • Reducir las interrupciones y el tiempo de resolución mediante la definición del plan de mantenimientos preventivos.
  • Ordenar la operativa y la información.
  • Maximizar el ROA (Return On Assets).

En la gestión de activos ha llegado el momento de ser proactivos, dejando atrás el hábito de ser reactivos.

Beneficios

ADMIN-Beneficios

 

  • Mejorar la planeación: clasificar los activos por prioridad, ayuda para el cálculo de presupuestos.
  • Mejorar los flujos de trabajo: tanto en la planeación como en el seguimiento de que se estén realizando las tareas planificadas.
  • Respuesta más rápida ante caídas críticas y órdenes de servicio, reduciendo el costo en reparaciones, y tiempo fuera de servicio.
  • Plan estandarizado de mantenimientos preventivos y mejoras en la toma de decisiones.
  • Extender la vida útil de los activos mejorando su seguimiento constante, permitiendo el reporte de fallos.
  • Mejor administración del departamento de mantenimientos y proveedores.
  • Ayuda al cumplimiento de regulaciones establecidas

Industrias

Prácticamente todas las industrias dependen en gran medida del funcionamiento de sus activos y/o herramientas. Destacan las industrias con numerosos activos, como:

  • Instalaciones (bancos, centros comerciales, locales comerciales, bodegas, apartamentos, condominios…)
  • Fabricantes (plantas y líneas de producción)
  • Salud (hospitales, clínicas, centros de salud…)
  • Hostelería (restaurantes, hoteles, casinos…)
  • Educación (escuelas, colegios, universidades…)
  • Flotas de vehículos (logística, alquiler…)
  • Sector público (administraciones con activos a su cargo)
  • Grandes áreas (electricidad, agua, combustible, gas…)

Metodología

Sea proactivo y ordenado en la gestión de sus activos y recursos propios.

  1. Definición del plan de mantenimientos PREVENTIVOS
  2. Definición del plan de SUPERVISIONES de activos
  3. Seguimiento ejecución ÓRDENES DE SERVICIO y SUPERVISIONES
  4. Registro y seguimiento de INCIDENCIAS
  5. Registro y seguimiento de mantenimientos CORRECTIVOS
  6. Administración de RECURSOS PROPIOS (colaboradores y herramientas)

Acceso al sistema

  • Control de acceso mediante usuario y contraseña.
  • Permisos definidos por tipo de usuario y perfiles.
  • Visibilidad de activos por compañía y centro operativo.
  • Multidispositivo y multiplataforma.

Panel de control

  • Información del sistema (principales KPIs)

Ficha técnica de los activos

De de alta sus activos en el sistema y tenga toda su información en un solo lugar.

  • Completo detalle con todos los datos de cada activo.
  • Clasificación de la importancia de cada activo por un doble criterio.
  • Campos dinámicos (pueden modificarse desde el tipo de activo para agregar nueva información) e indicadores (campos a rellenar en las supervisiones) configurables por tipo de activo.

Asignación y seguimiento de recursos

Con el fin de optimizar el uso de recursos, evitando solapamientos en la planificación y el posterior seguimiento de la realización de las actividades, debemos poder asignar los recursos disponibles en la compañía a cada uno de los elementos del plan de mantenimiento de activos.

  • Contrato de mantenimiento:
    • Supervisor – Responsable (colaborador)
    • Otros recursos (colaborador, herramienta, contacto del proveedor)
  • Orden de servicio:
    • Supervisor – Responsable (colaborador)
    • Otros recursos (colaborador, herramienta, contacto del proveedor)
  • Supervisión plan:
    • Supervisor – Ejecutor (colaborador)
    • Otros recursos (colaborador, herramienta)
  • Supervisión ejecución:
    • Supervisor – Ejecutor (colaborador)
    • Otros recursos: (colaborador, herramienta)
  • Incidencia:
    • Supervisor – Técnico (colaborador)
    • Otros recursos: (colaborador, herramienta)

Para facilitar la visualizacion de esta información de una manera ágil, todo se muestra en el calendario

Clasificación de la información:

Una completa clasificación de la información permite limitar el acceso de la misma a los usuarios, y generar reportes específicos con facilidad.

  • División operativa:
    • Compañías y Centros operativos (limitan visibilidad). Cada usuario sólo puede ver la información de las compañías y centros operativos que tenga asociados (*aplican excepciones).
    • Supervisor / Técnico / Ejecutor / Responsable. Asociación entre elementos y colaboradores.
  • División contable:
    • Centros de costo y cuentas contables.
  • División geográfica:
    • Ubicaciones

Normalmente estas clasificaciones serán muy parecidas, pero su diferente uso a lo largo del sistema requiere que se puedan especificar por separado.

Registro de incidencias

Funcionalidad tipo help-desk para los activos, registro y seguimiento de incidencias sobre activos. Esto permite una rápida notificación de la incidencia al responsable del activo, de manera que podrá resolverse en un tiempo mínimo.

  • Cada incidencia cuenta con un flujo de trabajo basado en estados con notificaciones por e-mail, opción de agregar seguimientos y archivos (como fotografías).
  • Queda definida por su activo, estado, tipo, prioridad, localización, responsable.
  • Una incidencia podría provocar un mantenimiento correctivo o una sustitución del activo.
  • Visible desde el panel de control con indicadores por estado.
  • Notificación para evistar que queden incidencias sin finalizar.

Se pueden reportar incidencias por “Falla”, “Accidente”, “Desaparición”, etc.

Supervision de las instalaciones y activos

Proceso definido para activos que requieren de una revisión de estado para garantizar su correcto funcionamiento. El objetivo de las supervisiones es una temprana detección de desperfectos, para responder antes de que lleguen a notarse en la operativa diaria.

Definición de planes de supervisión, que incluyen su periodicidad, responsables, descripción y la lista de activos a revisar ordenados para optimizar la ruta de la supervisión. A partir un plan de supervisión se irán generando ejecuciones, que consisten en revisar cada activo en el orden previsto.

En la revisión de cada activo se registra diferente información:

  • Activos con lectura de valor: temperatura, presión, voltaje…
  • Comentario
  • Imágenes
  • Accion de finalización de revisión de cada activo geolocalizada.

En caso de haber algún problema se registra una incidencia para proceder a su resolución.

Cotizaciones

Mantenga el histórico de cotizaciones recibidas por parte de sus proveedores para futura consulta. El sistema permite registrar y dar seguimiento de procesos de cotizaciones para:

  • Contratos preventivos
  • Contratos correctivos
  • Ordenes de servicio manuales

Los proveedores que dispongan de usuario podrán registrar en el sistema sus cotizaciones sobre procesos en marcha.

Contratos de mantenimiento

Completa definición de un contrato de mantenimiento con un proveedor y sus órdenes de servicio.

Tipos de mantenimiento:

  • Contratos preventivos (órdenes de servicio previstas)
  • Contratos correctivos (órden de servicio no planficiada)

Indicación de contratos preventivos próximos a finalizar (teniendo en cuenta meses de preaviso pactados con el proveedor).

Órdenes de servicio

Definición de órdenes de servicio a realizar por un proveedor.

Tipos de órdenes de servicio:

  • Orden de servicio de contrato (preventivo o correctivo).
  • Orden de servicio manual.

Definición de líneas en cada orden:

  • Artículo (mano de obra, materiales, pintura, personal…).
  • No unidades y precio por unidad.
  • Impuestos.

Es posible añadir observaciones a órdenes de servicio para mejorar su seguimiento. Cuenta con 2 informes, uno de ejeucción y otro de finalización. Agrupación en proyectos de las manuales. Impresión y envío a proveedores de órdenes de servicio. Indicación órdenes de servicio próximas a ejecutarse..

Control de ubicación

Catálogo de ubicaciones

  • Jerarquía de ubicaciones
  • Geolocalización e integración con Waze

Los activos, incidencias y planes de supervisión tienen una ubicación como referencia geográfica.

Registro de movimientos

  • Registro de desplazamientos indicando ubicación de origen y ubicación destino.
  • Acciones de inicio y finalización geolocalizadas.
  • Integración con Waze.

Control de acceso

  • Definición de permisos de acceso por fechas y horarios para colaboradores y contactos de proveedores.
  • Registro de acceso: registro de entradas y salidas de una ubicación.
    • A partir de los permisos otorgados puede registrarse la entrada y salida de colaboradores y contactos proveedores.
    • Sin permiso asociado: además de registrar accesos de colaboradores y contactos de proveedores en este caso puede registrarse el acceso de otras personas (digitando su nombre y número de identificación).

Calendario

Vea rápidamente que actividades se han de realizar cada día (órdenes de servicio, supervisiones de instalaciones, tareas) y registros realizados (registro de movimientos y de acceso).

Cada colaborador puede ver los elementos que tiene asignados, y puede seleccionar los colaboradores de los que sea supervisor.

  • Vista de un día: vista detallada con todo lo de un día.
  • Vista mensual: vista resumida con todo lo de un mes. Se puede consultar el detalle de cada día con un solo clic.

Presupuesto

Generación y revisión cumplimiento presupuestario.

  • Tipos de activos: asigne un costo estimado anual para sus mantenimientos.

Generación del presupuesto:

  • A partir del número de activos de cada tipo incluidos en el sistema (con el indicador de que reciben mantenimientos) se genera un presupuesto partiendo de una fecha de inicio y un número de meses (el número de activos de cada tipo puede modificarse si se tiene planificado comprar o retirar alguno).
  • Se puede generar presupuestos filtrando por compañías y/o centros de costo.

Seguimiento del presupuesto:

  • Al visualizar un presupuesto se obtiene y compara con el gasto real (manteniendo sus condiciones).

Reportes

Generación de reportes por pantalla en tiempo real a partir de la información disponible:

  • Fin garantías, seguros y rentas de activos.
  • Contratos Activos – Iniciados – Próximos a finalizar – Cancelados
  • Gastos por compañía, centro operativo, centro de costo, cuentas contables, tipo y/o subtipo.
  • Gastos por artículos (resumido y detallado).
  • Gastos por proveedor (resumido y detallado).
  • Órdenes de servicio previstas por periodo.
  • Tiempo de atención a incidencias.
  • Cumplimiento por proveedor.
  • Actividades realizadas por colaborador.

Otras herramientas

  • Gestor de tareas: completo gestor para registrar y dar seguimiento de sus tareas por realizar.
    • Definición de tareas por realizar, con fecha límite.
    • Asignación de tareas a otro usuario.
    • Indicación tareas con fecha ejecución próxima
  • Tablón de anuncios:
    • Definición de anuncios visibles por todos los usuarios.
    • Con fecha de publicación y expiración.

Tipos de usuarios

Existen 3 tipos de usuarios que disponen de diferentes capacidades sobre el sistema:

  • Administradores: tienen acceso completo al sistema, incluyendo la administración de catálogos y de seguridad.
  • Operativos: usuarios internos del sistema, dependiendo de los perfiles que tengan asignados podrán realizar unas acciones u otras.
  • Proveedores: usuarios definidos para los proveedores, sólo tienen acceso a la información relacionado con ellos.

Costo como servicio (SaaS)

Disponemos de la opción de contratar el sistema como servicio, de forma que sólo debe abonar una cuota mensual que depende del número y tipo de usuarios que necesite.

Bajo la modalidad SaaS usted no tiene que preocuparse más que de disponer de un dispositivo (computadora, tableta, celular) con conexión a Internet para utilizar el sistema.

El paquete inicial está compuesto por:

  • 5 usuarios operativos, de los que 2 pueden ser administradores.
  • 1 backup diario de la base de datos, 1 backup semanal de los archivos que cargue al sistema.
  • 10GB de espacio para la carga de archivos.

El paquete inicial tiene un costo de $550 al mes (en el primer mes hay que incluir un pequeño costo de implementación e inicio de operationes). Si desea disponer de más usuarios, el costo mensual por tipo de usuario es el siguiente:

  • Administradores: $150
  • Operativos: $50
  • Proveedores: $35

Si desea otro esquema (como una instalación standalone o una en sus propios servidores) no dude en contactarnos.

Vídeo presentación del sistema

Capturas del sistema

Detalle técnico

Grails

Grails (Groovy on Rails) es el framework de desarrollo utilizado en ADMIN. Framework operando sobre la JVM, basado en convención sobre configuración, y utilizando:

  • Spring (MVC, seguridad)
  • GORM – Hibernate
  • Spring Boot
  • Gradle

Bootstrap

ADMIN utiliza Bootstrap para renderizar las páginas. Bootstrap es obra de Mark Otto (@mdo) y Billy Gates (@fat). Bootstrap está diseñado para ayudar a gente de todos los niveles como un kit completo para comentar algo más complejo.

Font Awesome

ADMIN utiliza Font Awesome para renderizar iconos escalables utilizando una fuente vectorial. Font Awesome is un lenguaje pictográfico de acciones relacionadas con las Web implementado por Dave Gandy. Los iconos de Font Awesome son vectores, lo que significa que se ven increíbles en pantallas de alta resolución.

Bootstrap está basado en elementos de HTML 5, CSS 3, Javascript y jQuery con elementos progresivos para habilitar el diseño adaptativo de la página web. ADMIN está desarrollado utilizando Groovy 2.4 y Java 8 integrados en el framework Grails 3.2.9.

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