ADMIN – Cómo dar seguimiento a una incidencia

En un sistema en el que se registran “incidencias” (también conocidas como “boletas”, “tickets”, “solicitudes de trabajo”, etc.) es tan importante poder realizar el registro de una forma rápida, completa y sencilla como permitir dar seguimiento de forma clara a las incidencias no terminadas. Tanto las personas encargadas de resolver lo reportado, como quien lo reportó, deben tener esta información siempre accesible.

Las incidencias de ADMIN se basan en un flujo de estados, los cuales se acompañan con fechas, ubicaciones, seguimientos, fotografías, documentos y firmas.

Notificación “Mis incidencias no finalizadas”

La notificación de “Mis incidencias no finalizadas” incluye todas las incidencias en las que mi usuario esté relacionado y que no estén terminadas (hayan sido canceladas o finalizadas) ordenadas por fecha de creación.

Notificación
Notificación celular

Al hacer clic sobre el botón de la notificación se muestra el listado de incidencias incluidas en la notificación. El objetivo debe ser tener este listado vacío.

Lista notificación
Lista notificación celular

Tablero incidencias

Este tablero incluye las mismas incidencias que la notificación, pero las agrupa por estados, permitiendo analizar el avance general sólo viendo en que columna tenemos más incidencias.

Al igual que las notificaciones el objetivo es tener este panel vacío, o que los elementos estén lo más a la derecha posible.

Listado de incidencias

En el listado de incidencias se incluyen todas las incidencias visibles por el usuario actual ordenadas por fecha de creación descendiente. Este listado permite realizar búsquedas por: número, centro operativo, activo, tipo, estado, prioridad, fecha creada (por año, mes o día), usuario que la creó, técnico y supervisores.

Listado de incidencias (filtrado septiembre de 2020)

Métricas de incidencias

Las métricas son un un conjunto de estadísticas rápidas generadas a partir de los datos de los últimos 6 meses, último año y últimos 2 años.

Otras opciones

  • Avisos por correo electrónico: al crear una incidencia, cambiar su estado o añadir un seguimiento el sistema genera un aviso por correo electrónico a las personas que estén relacionadas con dicha incidencia.
  • Calendario: en las vistas calendario las incidencias aparecen el día que se reportaron y muestran su estado.
  • Reportes: permiten obtener la información mostrada en las métricas permitiendo realizar filtrados de los datos.
  • Activo: en la pantalla con la información de los activos se tiene el listado de incidencias reportadas a dicho activo.

ADMIN – Cómo seleccionar un activo para reportar una incidencia

A la hora de reportar una incidencia, resulta crucial poder localizar rápido el activo en el sistema. Más aún, cuando lo más probable es que el usuario no esté sentado en su computadora, sino en un entorno de movilidad.

Para facilitar localizar el activo para reportar incidencias en ADMIN tenemos varias opciones. Algunas de estas opciones están especialmente pensadas para ser utilizadas desde un dispositivo móvil.

  • Código QR
  • Código barras
  • Mis activos
  • Activos más cercanos
  • Buscador

Código QR

El sistema ADMIN genera un código QR único para cada uno de sus activos. Al leer este código se accede a una sección de “Accesos directos” del activo, que dependiendo del activo y de los perfiles del usuario actual mostrará unas opciones u otras (siempre aparecerá la opción de añadir una nueva incidencia).

Código QR Admin

Éstos códigos QR se pueden imprimir y colocar sobre el activo. Para leer el código QR puede utilizarse directamente la cámara del celular, una APP específica para ello, o el lector incluido en ADMIN.

Accesos directos activo

También podría utilizarse etiquetas NFC para esta acción, simplemente habría que configurarlas para que apunten a la misma URL que apunta al código QR.

* En caso de ser un usuario de tipo “Incidencias”, esta opción le lleva directamente a la pantalla de registro de una nueva incidencia.

Buscar por código de barras

Si tiene implementados códigos de barras en sus activos, el sistema puede leer su contenido y utilizarlo para localizar el activo concreto.

Abrir el lector de códigos de barras

Buscar “Mis activos”

Se puede configurar cuales son los activos relacionados con un usuario para obtener rápidamente un listado más corto y manejable donde seleccionar el activo concreto.

Obtener “Mis activos”

Obtener los activos más cercanos

Al utilizar esta opción el sistema nos listará los activos ordenados de más cercano a más lejano basándose en la ubicación definida en el sistema para el activo y en la ubicación actual del usuario.

Obtener activos por ubicación

Utilizar el buscador

Finalmente, como última opción, puede buscar por marca, modelo, tipo, número de serie… pudiendo filtrar por compañía y centro operativo si lo desea.

Buscador de activos

Una vez seleccionado el activo simplemente debe completar el formulario y hacer clic en Añadir.

Formulario incidencia

Posteriormente tendrá la opción de cargar rápidamente imágenes a la incidencia.

Todo esto mediante una aplicación web, sin tener que instalar nada ni ocupar espacio en su dispositivo, ni preocuparse por actualizaciones.

ADMIN – ADministración de MantenImieNtos – Últimas mejoras

Logo ADMINLos sistemas empresariales requieren de un completo seguimiento y actualización en base a la retroalimentación generada por sus usuarios buscando facilitar y mejorar la productividad en el trabajo día a día. Es por ello que para nosotros resulta prioritario escuchar a nuestros clientes para que el sistema ADMIN siga creciendo aumentando su valor para cada uno de sus usuarios.

Durante los últimos meses hemos estado en una etapa de optimización y mejoras que nos ha permitido enriquecer el sistema ADMIN. Destacan las siguientes mejoras:

Mejoras generales

  • Carga de fotografías: se registra y visualiza la fecha original de la fotografía, y la  marca y el modelo de la cámara utilizada.
  • Optimización de varias pantallas para su uso con dispositivos móviles (se reemplazan varias tablas por listas responsive para eliminar el scroll horizontal).
  • Mejora en la visualización de números en campos de escritura (se agrupa la parte entera del número en bloques de 3 dígitos).

VisualizacionDigitos

  • Órdenes de servicio: se añade la hora a la fecha de ejecución prevista.
  • Duración prevista: para facilitar la planificación, tanto las supervisiones como las órdenes de servicio cuentan con el campo duración prevista.
  • Listado de ubicaciones: se añade la opción de buscar entre las ubicaciones principales.
  • Proyectos: se añade a cada proyecto un monto límite para realizar un seguimiento controlado del total de las órdenes de servicio incluídas en el proyecto.
  • Impresión: se mejora la visualización de la impresión de pantallas del sistema.

Mejoras herramientas productividad

  • Notificaciones: nueva notificación órdenes de servicio sin finalizar (asociadas al colaborador del usuario actual).

  • Calendario: se añade una barra de avance para visualizar rápidamente el estado de los trabajos. Se visualizan los días feriados.

  • Tareas: ahora es posible asignar varios usuarios a una misma tarea, y definir tareas periódicas. Además, se han añadido campos de búsqueda en el listado de tareas.

Tareas busqueda

Nuevos reportes

  • Evolución evaluaciones proveedores: las órdenes de servicio y las supervisiones de instalciones se evalúan al finalizarlas, este reporte nos muestra visualmente la evolucuión de estas evaluaciones para cada cliente.

Reporte evolución cumplientos

  • Trabajos realizados:  listado de órdenes de servicio y supervisiones planificadas para un periodo de tiempo con su información.

Reporte trabajos realzados

Además, como siempre, se han realizado pequeñas mejoras visuales en varias pantallas.

Apagón en Costa Rica – ¿funcionaron las plantas eléctricas?

El pasado sábado 1 de julio se produjo un gran apagón eléctrico en Costa Rica (y otros países centroamericanos, como Panamá y Nicaragua). Este tipo de acontecimientos tan grandes no son habituales, pero si suele darse que se caiga un poste y una zona se quede sin electricidad por un tiempo.

El pasa sábado, durante más de 4 horas se pusieron a funcionar las plantas eléctricas que muchas empresas (privadas y públicas) tienen para evitar las pérdidas provocadas por una parada en el servicio (algo especialmente delicado en hospitales, donde estamos hablando de vidas, no de costos económicos).

Las plantas eléctricas son el ejemplo perfecto de la importancia de tener un plan de mantenimientos preventivos planificado, y de gestionar su correcta ejecución, ya que son un tipo de activo que normalmente no está en uso, pero que cuando es necesarios, tiene que funcionar de manera óptima.

Buscando una gestión proactiva y ordenada del ciclo de vida de los activos y sus mantenimientos, desarrollamos nuestro sistema ADMIN – ADministración de MantenImieNtos,  que a modo de resumen, permite:

  • Definir el plan de mantenimientos preventivos.
  • Realizar un seguimiento a la ejecución de las órdenes de servicio de los mantenimientos.
  • Definir el protocolo ante fallo de cada uno de los activos.
  • Definir un plan de supervisiones de instalaciones y activos.
  • Administración de incidencias.

Además de los beneficios directos al reducir las paradas de funcionamiento imprevistas en sus activos y aumentar su periodo de vida útil, la tranquilidad de saber que sus activos están preparados para funcionar de manera correcta ante cualquier evento es de un gran valor para cualquier empresa.

Para más información puede hacer clic aquí.

 

ADMIN – ADministración de ManenImieNtos – Novedades y vídeo

Durante las últimas semanas hemos añadido nuevas funcionalidades al sistema ADMIN – ADministración de MantenImieNtos, principalmente:

  • Registro y seguimiento de cotizaciones.
  • Usuarios para proveedores: acceso para proveedores al sistema (sólo pueden ver su información, sus órdenes de servicio, sus cotizaciones…).

Además, hemos podido realizar varias optimizaciones que mejoran el tiempo de respuesta del sistema, hemos reducido el número de pantallas manteniendo la funcionalidad, y pequeñas mejoras visuales en varias pantallas.

A continuación puede verse un vídeo mostrando la funcionalidad del sistema:

Si desea más información sobre ADMIN haga clic aquí.

Administración de Mantenimientos – Presupuesto

Para ayudar en la planificación necesitamos poder realizar una estimación del presupuesto necesario para la ejecución de nuestro plan de mantenimientos.

Hemos desarrollado una nueva funcionalidad en nuestro Sistema de Administración de Mantenimientos (ADMIN) donde generar y y dar seguimiento al cumplimiento presupuestario.

Estimación costo de los mantenimientos por tipo de activo:

  • Tipos de activos: asigne un costo estimado anual para sus mantenimientos.

presupuesto_01_tipoactivo
Tipo activo: definición costo anual mantenimiento

Generación del presupuesto:

  • A partir del número de activos de cada tipo incluidos en el sistema (con el indicador de que reciben mantenimientos) se genera un presupuesto partiendo de una fecha de inicio y un número de meses (el número de activos de cada tipo puede modificarse si se tiene planificado comprar o retirar alguno).
  • Se puede generar presupuestos filtrando por compañías y/o centros de costo.

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Presupuesto – Generación

Seguimiento del presupuesto:

  • Al visualizar un presupuesto se obtiene y compara con el gasto real (manteniendo sus condiciones).
  • Además puede verse en la misma pantalla el listado de órdenes de servicio generadas durante el periodo del presupuesto.

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Presupuesto – Seguimiento

Cada usuario puede generar tantos presupuestos como considere oportuno, y sólo el usuario que lo crea puede eliminarlo.

ADMIN: Asignación y seguimiento de recursos

En un sistema de administración de mantenimientos es de gran importancia la asignación y seguimiento de recursos propios de la compañía.

ordenservicio_recursos
Orden servicio – Recursos

Con el fin de optimizar el uso de recursos, evitando solapamientos en la planificación y el posterior seguimiento de la realización de las actividades, debemos poder asignar los recursos disponibles en la compañía a cada uno de los elementos del plan de mantenimiento de activos.

  • Contrato de mantenimiento:
    • Supervisor
    • Responsable
    • Otros recursos:
      • Colaborador
      • Herramienta
      • Contacto del proveedor
  • Orden de servicio:
    • Supervisor
    • Responsable
    • Otros recursos:
      • Colaborador
      • Herramienta
      • Contacto del proveedor
  • Supervisión plan:
    • Supervisor
    • Ejecutor
    • Otros recursos:
      • Colaborador
      • Herramienta
  • Supervisión ejecución:
    • Supervisor
    • Ejecutor
    • Otros recursos:
      • Colaborador
      • Herramienta
  • Incidencia:
    • Supervisor
    • Técnico
    • Otros recursos:
      • Colaborador
      • Herramienta

Para facilitar la visualicion de esta información de una manera ágil, todo se muestra en el calendario.

calendario_vistames_detalledia
Calendario – Vista 1 mes detalle día

Más información en la página de ADMIN.

ADMIN: Nuevo calendario

Una de las principales necesidades a las que ADMIN ayuda es la planificación y seguimiento de los trabajos a realizar sobre nuestros activos. Ya contabamos con notificaciones y listados específicos para acciones a realizar recientes o próximas, pero faltaba una forma de visualizar la planificación completa. Para ello hemos implementado un calendario que muestra:

  • Ordenes de servicio: por fecha ejecución prevista y si el colaborador es supervisor o responsable.
  • Ejecuciones supervisiones: por fecha prevista y si el colaborador es supervisor o ejecutor.
  • Incidencias: por fecha de inicio y colaborador es supervisor o técnico.
  • Los siguientes sólo se muestran si no se ha seleccionado “Ver todos”:
    • Registro de accesos del colaborador (por fecha de entrada).
    • Registro de movimientos del colaborador (por fecha de salida).
    • Tareas del colaborador (por fecha ejecución límite).

Vista de un día

Visualice la información de 1 día específico, pudiendo desplazarse a cada elemento con un solo clic.

calendario_vistdia
Calendario – Vista 1 día

Vista mensual

Visualice toda la información resumida de un mes completo.

calendario_vistames_grande
Calendario – Vista 1 mes

Si hace clic sobre el número del día del calendario se visualiza la información detallada de ese día.

calendario_vistames_detalledia
Calendario – Vista 1 mes – Detalle día

Más información en la página de ADMIN.

ADMIN: ADministración de MantenimIeNtos – Nuevas funcionalidades

En las últimas fechas hemos estado trabajando añadiendo intereseantes nuevas funcionalidades a nuestro sistema de adminisración de mantenimientos (ADMIN).

Entre estas nuevas funcionalidades destacan:

  • Ficha técnica de activos:
    • Se ha ampliado la información a completar para cada activo.
    • Campos dinámicos.
    • Definición de indicadores dinámicos.
  • Registro de incidencias (fallas, averías…).
  • Planes de supervisión de instalaciones.
  • Catálogo de ubicaciones jerárquicas (geolocalizadas)
  • Registro de movimientos de colaboradores (integrado con Waze).
  • Registro de permisos de acceso a ubicaciones para colaboradores y contactos de proveedores.
  • Panel de control: punto centralizado con los principales KPIs del sistema.
  • Notificaciones:
    • Movimiento iniciado
    • Ejecución de supervisión no finalizada
    • Nueva incidencia registrada

Esto unido a la administación de contratos preventivos, correctivos y órdenes de servicio convierte al sistema en una completa suite de administración del día a día en el ciclo de vida de los activos de la compañía.

Toda la información del sistema está disponible aquí.