En el Sistema Costarricense de Información Jurídica puede encontrarse la norma «Lineamientos generales de gestión de desempeño de las personas servidoras públicas» que especifica como deben realizarse las evaluaciones de desempeño en el sector público. Puede acceder haciendo clic aquí.
Las evaluaciones de desempeño deben realizarse por periodos que comprenden el año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre) y tienen una fecha límite de evaluación del 31 de mayo del año siguiente.
La norma indica las familias de los puestos que deben tener los colaboradores, y además cada puesto debe indicar si es «Profesional» o «No profesional».
- Familias de puestos:
- Alta dirección pública: las tareas en esta familia implican diseñar, dirigir y dirigir a las personas servidoras públicas a su cargo, para lograr el cumplimento de las metas y objetivos estratégicos. Los trabajos típicos en esta familia incluyen personas profesionales en los cargos de dirección, gerencias, jefaturas, entre otros.
- Investigación, análisis y asesoramiento de políticas: Las tareas de esta familia están directamente involucradas en el análisis y diseño de acciones y políticas que permitan el logro de productos clave para el cumplimento de las metas y objetivos estratégicos. Los trabajos típicos en esta familia incluyen a los profesionales directamente vinculados en el logro de metas del primer y segundo nivel.
- Prestación de servicios públicos: En esta categoría se incluyen las personas servidoras públicas que brindan servicios a la ciudadanía, tales como médicos, educadores, policías, entre otros. Esta familia de puestos tiene tanto personas profesionales, como no profesionales.
- Gerencia y Administración: En esta categoría se incluyen las personas servidoras públicas que brindan servicios de apoyo y soporte. Esta familia de puestos tiene tanto personas profesionales, como no profesionales. Las personas servidoras públicas en esta familia de puestos se desempeñan en las siguientes categorías:
- Gestión y administración general.
- Finanzas
- Comunicación
- Recursos Humanos
- Tecnologías de la información.
- Asesoría Jurídica.
- Otras que realicen funciones de gerencia y administración.
Debe planificarse al inicio del periodo la evaluación de cada colaborador/a definiendo los objetivos que debe cumplir. Cada objetivo debe contar con la siguiente información:
- Criterio de evaluación (definidos en la norma)
- Competencia profesional (según el criterio cuando aplique)
- Peso (1-100, la tabla de ponderación define unos pesos totales por criterio)
- Objetivo (detalle del objetivo)
- Puntuación (1-100)
- Justificación de la puntuación
El reglamento especifica los «Componentes de la evaluación de desempeño» habiendo dos tipos de criterios, metas y jefatura:
- Metas:
- Primer nivel: comprende la contribución en el cumplimiento de los objetivos y metas del Plan Estratégico Nacional (PEN), el Plan Nacional de Desarrollo e Inversiones Públicas (PNDIP), el Plan de Desarrollo Cantonal y los planes sectoriales (PS).
- Segundo nivel: comprende la contribución en el cumplimiento de los objetivos y metas del Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Estratégico Municipal, el Plan Operativo Institucional (POI) o el Plan Operativo Anual (POA). En este nivel, las organizaciones sindicales tendrán la participación consultiva.
- Tercer nivel: Corresponde a evaluaciones de percepción de prestación de bienes y servicios realizadas por parte de las Contralorías de Servicios que no estén integradas al Sistema Nacional de Contralorías de Servicio o bien a las evaluaciones de percepción a partir del Índice de Cumplimiento de las Contralorías de Servicios, realizado por la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.
- Cuarto nivel: comprende la contribución en el cumplimiento de los objetivos y metas de la dependencia (dirección, departamento, servicio o unidad, unidad asesora, entre otras dependencias semejantes) consensuados con las personas servidoras públicas que integran esta dependencia.
- Quinto nivel: comprende los objetivos y metas pactados entre la jefatura inmediata y la persona servidora pública.
- Jefatura:
- Competencias individuales: Corresponde a la calificación que se asigne de acuerdo a las competencias definidas para su puesto.
- Auto-evaluación: Corresponde a la auto-evaluación que se brinda la persona servidora pública, a partir de un análisis autocrítico de su desempeño.
- En el caso de las jefaturas, también se incluirá dentro de los componentes del 20%, la calificación que efectúen las personas trabajadoras bajo su cargo con respecto a su gestión, de acuerdo con los criterios institucionales que se definen.
Los pesos de los objetivos de cada evaluación debe sumar 100, y su distribución entre los diferentes tipos de criterios depende del puesto del colaborador/a (si es profesional o no, y de su familia), esto se define mediante la «Tabla de ponderación de los criterios de evaluación según la familia de los puestos»
Puede definirse uno o varios objetivos para cada criterio de evaluación, debiendo sumar el porcentaje indicado en la tabla de ponderación.
La puntuación de cada objetivo debe realizarse sobre 100 puntos, y el total se calculará de forma ponderada con su peso.
El flujo de las evaluaciones es el siguiente:
- En planificación: se definen los objetivos para el colaborador/a basándose en la tabla de ponderación. En la esta etapa deben participar recursos humanos, planificación y las jefaturas.
- En seguimiento: se ir añadiendo documentación a la evaluación.
- En evaluación: además de seguir añadiendo documentación se procede a evaluar cada uno de los objetivos por separado. Dependiendo del tipo de criterio puede ser evaluado por el supervisor del colaborador/a, el propio colaborador/a o los subalternos del colaborador/a.
- Por aceptar: el colaborador/a debe aceptar el resultado de la evaluación.
- Impugnada: el colaborador/a no ha aceptado el resultado y ha impugnado la evaluación.
- Finalizada: estado final en el que la información queda guardada.
¿Cómo lo hemos implementado en JPCloud?
JPCloud permite llevar a cabo todas las etapas de las evaluaciones de desempeño de una forma clara, ordenada y eficiente.
Catálogo de familias de puestos:
Definidas en la norma, añadimos para orden interno las subfamilias.
- Identificador
- Nombre
- Descripción
- Subfamilias
- Identificador
- Nombre
- Descripción
Catálogo de competencias profesionales:
- Tipo (blanda / dura)
- Nombre
- Descripción
- Niveles
- Identificador (A / B / C)
- Descripción
Catálogo de puestos:
- Familia
- Subfamilia
- Departamento
- Nombre
- Profesional (Si / No)
- Competencias profesionales (niveles de competencias del puesto)
Los colaboradores tienen asignado un puesto del catálogo, y los niveles de competencias que les correspondan. De forma que al crear la evaluación de desempeño está información está disponible, pudiendo ver claramente que columna le corresponde en la tabla de ponderación, y ofreciendo un análisis de competencias entre el puesto y el colaborador.
Partiendo de la definición y evaluación de cada objetivo como elemento principal, JPCloud permite también registrar seguimientos y documentos para cada objetivo, de forma que la información queda ordenada.
Al realizar la evaluación el sistema muestra el detalle de la puntuación otorgada de forma individual para cada objetivo como de forma agregada.
Finalmente, en la pantalla del «Periodo laboral» JPCloud muestra información estadística de todas las evaluaciones agrupada por tipo de criterio de evaluación y por departamento.
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