¿Qué es JPCloud?
Es un conjunto de herramientas colaborativas en la nube para entornos empresariales.
- DMS (Document Management System): Almacenar y rastrear documentos electrónicos o documentos digitalizados, así como para la correcta distribución de los mismos en una organización, apoyando al programa de gestión documental, facilitando la consulta.
- BPM (Business Process Management): La estandarización, ejecución y seguimiento de procesos corporativos.
- ITS (Issue tracking System – HelpDesk): Control sobre incidencias.
- TMS (Task Management System): Generación y seguimiento de tareas.
- Planificación y ejecución y elaboración de actas de reuniones.
Todo buscando optimizar los recursos disponibles.
Objetivo:
- Mejorar el acceso compartido a documentos a partir de su almacenamiento ordenado en la nube.
- Estandarizar y permitir un mejor seguimiento de los procesos corporativos y tareas.
- Respuesta más rápida ante caídas críticas y problemas operativos (incidencias), reduciendo el tiempo fuera de servicio.
- Facilitar el seguimiento de reuniones
Presentación del sistema
Visión general del módulo de gestión de documentos:
Problematica
¿Qué resuelve JPCloud?
Beneficios
- Conformidad: conocimiento y control sobre los reglamentos, normas y leyes que afecten a su institución. Estandarización de procesos.
- Seguridad: acceso controlado a los documentos y funciones del sistema. Backups de la información.
- Mayor eficiencia: localizar los documentos más rápido. Procesos, tareas e incidencias sin finalizar siempre visibles.
- Reducción de costos: menos uso de papel y espacio físico de almacenamiento.
JPCloud: Gestor documental – Carpetas
Estructura jerárquica virtual (definida en la base de datos, permitiendo un acceso mucho más rápido que sobre el sistema de ficheros).
Tipos
- Carpetas públicas: todos los usuarios tienen permiso de lectura sobre estas carpetas.
- Carpetas privadas: se define para cada carpeta permisos de lectura y escritura para cada usuario.
Opciones
- Definición de carpetas que sólo pueden contener otras carpetas, o carpetas que sólo pueden contener documentos.
- Carpetas buzón: son carpetas que pueden recibir documentos de usuarios que no tienen acceso a la misma.
Búsqueda
Opción para localizar una carpeta rápidamente.
JPCloud: Gestor documental – Documentos
Archivos que se cargan al sistema. Su visibilidad se basa en los permisos de lectura de la carpeta que los contiene.
Características
- Versiones: generación automática de nuevas versiones de cada documento al actualiar el binario.
- Seguimientos: posibilidad de añadir seguimientos a cada documento.
- Fechas: control de varias fechas relacionadas con el ciclo de vida del documento.
- Bloqueo: opción para limiar la descarga y actualización de un documento.
Opciones
- Favoritos: cada usuario puede seleccionar sus documentos favoritos para facilitar su localización.
- Búsqueda: opción para localizar rápidamente un documento.
Información documentos
- Título
- Alcance
- Contenido
- Productor
- Código de referencia
- Carpeta
- Supervisor
- Fecha
- Etiquetas
Vencimiento:
- Fecha
- Descripción
Remisión
- Fecha
- Descripción
Carga documento
- Usuario
- Fecha
Ubicación física
- Sector
- Estante
- Caja
- Otras indicaciones
Históricos
- Versiones
- Cambio de carpeta
- Descargas
JPCloud: Procesos
Catálogo de procesos
Definición de procesos (workflows) corporativos. Los procesos se dividen en etapas, las cuales definen su duración y tareas a realizar.
Los procesos están compuestos por:
- Encabezado: nombre, duración prevista, descripción, estado, supervisor y ejecutor.
- Etapas: cada uno de los pasos a realizar durante el proceso.
- Ejecuciones: cada ejecución del proceso.
Las etapas están compuestas por:
- Encabezado: orden, nombre, duración prevista, descripción, estado, supervisor y ejecutor.
Documentos: documentos relacionados con la etapa.
Seguimiento de procesos de documentos
Partiendo de los procesos definidos en el catálogo, se puede iniciar y dar seguimiento a procesos operativos.
La ejecución de un proceso consiste en ir ejecutando cada una de sus etapas en orden.
Se puede añadir seguimientos tanto a las ejecuciones de los procesos como a cada una de sus etapas.
JPCloud: Incidencias
Funcionalidad tipo help-desk para el registro y seguimiento de incidencias:
- Cada incidencia cuenta con un flujo de trabajo basado en estados.
- Se generan notificaciones por e-mail.
- Opción de agregar seguimientos, fotografías y documentos.
- Catálogo dinámico de tipos de incidencia para ajustarlo a su operativa.
- Genere una base de conocimiento a partir del campo “Protocolo de actuación” disponible en cada tipo de incidencia.
- Notificación y panel de ”Mis incidencias no finalizadas” centraliza su control para evitar que se queden incidencias sin finalizar.
*Se pueden reportar incidencias por “Falla de activo”, “Accidente”, “Desaparición”, ”Desperfecto”, “Gotera”, “Sin internet”, “Sin agua”….
JPCloud: Reuniones
El módulo de reuniones va a permitir organizar tus reuniones, y completar toda su información.
Etapas de una reunión:
- Planificar la reunión: organizador, asistentes, asunto, descripción, lugar, fecha y hora (reunión “Pendiente”).
- Generar orden del día: definir cada punto a tratar en la reunión (reunión “Pendiente”).
- Realización de la reunión (reunión “En curso”, ya no puede modificarse su información de la planificación).
- Elaboración del acta: Cada uno de los puntos del orden del día tiene un estado, un informe de ejecución y un listado de próximas acciones (reunión ”En curso” o “Elaboración acta”.).
- Aprobación del acta (una vez aprobada se considera la reunión finalizada).
Una vez planificada una reunión es posible añadir seguimientos a la propia reunión, y a cada uno de sus puntos en el orden del día.
JPCloud: Otras herramientas
Otras herramientas colaborativas encaminadas a mejorar la productividad.
- Gestor de tareas:
- Definición de tareas por realizar, con fecha límite y pudiendo definirse como periódicas.
- Asignación de tareas a otros usuarios.
- Indicación tareas con fecha ejecución próxima.
- Tiene su flujo de estados, y la posibilidad de añadir seguimientos.
- El panel de “Tareas pendientes” centraliza su seguimiento para evitar que se queden tareas sin finalizar.
- Tablón de anuncios:
- Definición de anuncios visibles por todos los usuarios.
- Con fecha de publicación y expiración.
Características del sistema usuario final
- Sistema Web multidispositivo que funciona sobre cualquier computadora, tableta o celular moderno sin necesidad de realizar ninguna instalación a través de un navegador Web (la visualización del contenido se adapta al tamaño de la pantalla).
- Rápida implementación
- Muy fácil de utilizar
- Interfaz amigable
- Control
- Almacenamiento seguro de sus documentos