JPCloud – Cloud for business

¿Qué es JPCloud?

Es un conjunto de herramientas colaborativas en la nube para entornos empresariales.

  • DMS (Document Management System): Almacenar y rastrear documentos electrónicos o documentos digitalizados, así como para la correcta distribución de los mismos en una organización, apoyando al programa de gestión documental, facilitando la consulta.
  • BPM (Business Process Management): La estandarización, ejecución y seguimiento de procesos corporativos.
  • ITS (Issue tracking System – HelpDesk): Control sobre incidencias.
  • TMS (Task Management System): Generación y seguimiento de tareas.
  • Planificación y ejecución y elaboración de actas de reuniones.

Todo buscando optimizar los recursos disponibles.

Objetivo:

  • Mejorar el acceso compartido a documentos a partir de su almacenamiento ordenado en la nube.
  • Estandarizar y permitir un mejor seguimiento de los procesos corporativos y tareas.
  • Respuesta más rápida ante caídas críticas y problemas operativos (incidencias), reduciendo el tiempo fuera de servicio.
  • Facilitar el seguimiento de reuniones

Presentación del sistema

Visión general del módulo de gestión de documentos:

Problematica

¿Qué resuelve JPCloud?

Gestor de documentos

Beneficios

  • Conformidad: conocimiento y control sobre los reglamentos, normas y leyes que afecten a su institución. Estandarización de procesos.
  • Seguridad: acceso controlado a los documentos y funciones del sistema. Backups de la información.
  • Mayor eficiencia: localizar los documentos más rápido. Procesos, tareas e incidencias sin finalizar siempre visibles.
  • Reducción de costos: menos uso de papel y espacio físico de almacenamiento.

JPCloud: Gestor documental – Carpetas

Estructura jerárquica virtual (definida en la base de datos, permitiendo un acceso mucho más rápido que sobre el sistema de ficheros).

Tipos

  • Carpetas públicas: todos los usuarios tienen permiso de lectura sobre estas carpetas.
  • Carpetas privadas: se define para cada carpeta permisos de lectura y escritura para cada usuario.

Opciones

  • Definición de carpetas que sólo pueden contener otras carpetas, o carpetas que sólo pueden contener documentos.
  • Carpetas buzón: son carpetas que pueden recibir documentos de usuarios que no tienen acceso a la misma.

Búsqueda

Opción para localizar una carpeta rápidamente.

JPCloud: Gestor documental – Documentos

Archivos que se cargan al sistema. Su visibilidad se basa en los permisos de lectura de la carpeta que los contiene.

Características

  • Versiones: generación automática de nuevas versiones de cada documento al actualiar el binario.
  • Seguimientos: posibilidad de añadir seguimientos a cada documento.
  • Fechas: control de varias fechas relacionadas con el ciclo de vida del documento.
  • Bloqueo: opción para limiar la descarga y actualización de un documento.

Opciones

  • Favoritos: cada usuario puede seleccionar sus documentos favoritos para facilitar su localización.
  • Búsqueda: opción para localizar rápidamente un documento.

Información documentos

  • Título
  • Alcance
  • Contenido
  • Productor
  • Código de referencia
  • Carpeta
  • Supervisor
  • Fecha
  • Etiquetas

Vencimiento:

  • Fecha
  • Descripción

Remisión

  • Fecha
  • Descripción

Carga documento

  • Usuario
  • Fecha

Ubicación física

  • Sector
  • Estante
  • Caja
  • Otras indicaciones

Históricos

  • Versiones
  • Cambio de carpeta
  • Descargas

JPCloud: Procesos

Catálogo de procesos

Definición de procesos (workflows) corporativos. Los procesos se dividen en etapas, las cuales definen su duración y tareas a realizar.

Los procesos están compuestos por:

  • Encabezado: nombre, duración prevista, descripción, estado, supervisor y ejecutor.
  • Etapas: cada uno de los pasos a realizar durante el proceso.
  • Ejecuciones: cada ejecución del proceso.

Las etapas están compuestas por:

  • Encabezado: orden, nombre, duración prevista, descripción, estado, supervisor y ejecutor.

Documentos: documentos relacionados con la etapa.

Seguimiento de procesos de documentos

Partiendo de los procesos definidos en el catálogo, se puede iniciar y dar seguimiento a procesos operativos.

La ejecución de un proceso consiste en ir ejecutando cada una de sus etapas en orden.

Se puede añadir seguimientos tanto a las ejecuciones de los procesos como a cada una de sus etapas.

JPCloud: Incidencias

Funcionalidad tipo help-desk para el registro y seguimiento de incidencias:

  • Cada incidencia cuenta con un flujo de trabajo basado en estados.
  • Se generan notificaciones por e-mail.
  • Opción de agregar seguimientos, fotografías y documentos.
  • Catálogo dinámico de tipos de incidencia para ajustarlo a su operativa.
  • Genere una base de conocimiento a partir del campo “Protocolo de actuación” disponible en cada tipo de incidencia.
  • Notificación y panel de ”Mis incidencias no finalizadas” centraliza su control para evitar que se queden incidencias sin finalizar.

*Se pueden reportar incidencias por “Falla de activo”, “Accidente”, “Desaparición”, ”Desperfecto”, “Gotera”, “Sin internet”, “Sin agua”….

JPCloud: Reuniones

El módulo de reuniones va a permitir organizar tus reuniones, y completar toda su información.

Etapas de una reunión:

  • Planificar la reunión: organizador, asistentes, asunto, descripción, lugar, fecha y hora (reunión “Pendiente”).
  • Generar orden del día: definir cada punto a tratar en la reunión (reunión “Pendiente”).
  • Realización de la reunión (reunión “En curso”, ya no puede modificarse su información de la planificación).
  • Elaboración del acta: Cada uno de los puntos del orden del día tiene un estado, un informe de ejecución y un listado de próximas acciones (reunión ”En curso” o “Elaboración acta”.).
  • Aprobación del acta (una vez aprobada se considera la reunión finalizada).

Una vez planificada una reunión es posible añadir seguimientos a la propia reunión, y a cada  uno de sus puntos en el orden del día.

JPCloud: Otras herramientas

Otras herramientas colaborativas encaminadas a mejorar la productividad.

  • Gestor de tareas:
    • Definición de tareas por realizar, con fecha límite y pudiendo definirse como periódicas.
    • Asignación de tareas a otros usuarios.
    • Indicación tareas con fecha ejecución próxima.
    • Tiene su flujo de estados, y la posibilidad de añadir seguimientos.
    • El panel de “Tareas pendientes” centraliza su seguimiento para evitar que se queden tareas sin finalizar.
  • Tablón de anuncios:
    • Definición de anuncios visibles por todos los usuarios.
    • Con fecha de publicación y expiración.

Características del sistema usuario final

  • Sistema Web multidispositivo que funciona sobre cualquier computadora, tableta o celular moderno sin necesidad de realizar ninguna instalación a través de un navegador Web (la visualización del contenido se adapta al tamaño de la pantalla).
  • Rápida implementación
  • Muy fácil de utilizar
  • Interfaz amigable
  • Control
  • Almacenamiento seguro de sus documentos

Capturas del sistema

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