ADMIN – ADministración de MantenImieNtos – Últimas mejoras

Logo ADMINLos sistemas empresariales requieren de un completo seguimiento y actualización en base a la retroalimentación generada por sus usuarios buscando facilitar y mejorar la productividad en el trabajo día a día. Es por ello que para nosotros resulta prioritario escuchar a nuestros clientes para que el sistema ADMIN siga creciendo aumentando su valor para cada uno de sus usuarios.

Durante los últimos meses hemos estado en una etapa de optimización y mejoras que nos ha permitido enriquecer el sistema ADMIN. Destacan las siguientes mejoras:

Mejoras generales

  • Carga de fotografías: se registra y visualiza la fecha original de la fotografía, y la  marca y el modelo de la cámara utilizada.
  • Optimización de varias pantallas para su uso con dispositivos móviles (se reemplazan varias tablas por listas responsive para eliminar el scroll horizontal).
  • Mejora en la visualización de números en campos de escritura (se agrupa la parte entera del número en bloques de 3 dígitos).

VisualizacionDigitos

  • Órdenes de servicio: se añade la hora a la fecha de ejecución prevista.
  • Duración prevista: para facilitar la planificación, tanto las supervisiones como las órdenes de servicio cuentan con el campo duración prevista.
  • Listado de ubicaciones: se añade la opción de buscar entre las ubicaciones principales.
  • Proyectos: se añade a cada proyecto un monto límite para realizar un seguimiento controlado del total de las órdenes de servicio incluídas en el proyecto.
  • Impresión: se mejora la visualización de la impresión de pantallas del sistema.

Mejoras herramientas productividad

  • Notificaciones: nueva notificación órdenes de servicio sin finalizar (asociadas al colaborador del usuario actual).
  • Calendario: se añade una barra de avance para visualizar rápidamente el estado de los trabajos. Se visualizan los días feriados.
  • Tareas: ahora es posible asignar varios usuarios a una misma tarea, y definir tareas periódicas. Además, se han añadido campos de búsqueda en el listado de tareas.

Tareas busqueda

Nuevos reportes

  • Evolución evaluaciones proveedores: las órdenes de servicio y las supervisiones de instalciones se evalúan al finalizarlas, este reporte nos muestra visualmente la evolucuión de estas evaluaciones para cada cliente.

Reporte evolución cumplientos

  • Trabajos realizados:  listado de órdenes de servicio y supervisiones planificadas para un periodo de tiempo con su información.

Reporte trabajos realzados

Además, como siempre, se han realizado pequeñas mejoras visuales en varias pantallas.

Administración de Mantenimientos – Presupuesto

Para ayudar en la planificación necesitamos poder realizar una estimación del presupuesto necesario para la ejecución de nuestro plan de mantenimientos.

Hemos desarrollado una nueva funcionalidad en nuestro Sistema de Administración de Mantenimientos (ADMIN) donde generar y y dar seguimiento al cumplimiento presupuestario.

Estimación costo de los mantenimientos por tipo de activo:

  • Tipos de activos: asigne un costo estimado anual para sus mantenimientos.
presupuesto_01_tipoactivo
Tipo activo: definición costo anual mantenimiento

Generación del presupuesto:

  • A partir del número de activos de cada tipo incluidos en el sistema (con el indicador de que reciben mantenimientos) se genera un presupuesto partiendo de una fecha de inicio y un número de meses (el número de activos de cada tipo puede modificarse si se tiene planificado comprar o retirar alguno).
  • Se puede generar presupuestos filtrando por compañías y/o centros de costo.
presupuesto_02_generacion
Presupuesto – Generación

Seguimiento del presupuesto:

  • Al visualizar un presupuesto se obtiene y compara con el gasto real (manteniendo sus condiciones).
  • Además puede verse en la misma pantalla el listado de órdenes de servicio generadas durante el periodo del presupuesto.
presupuesto_03_seguimiento
Presupuesto – Seguimiento

Cada usuario puede generar tantos presupuestos como considere oportuno, y sólo el usuario que lo crea puede eliminarlo.

Administración de contratos de mantenimiento

El costo de los mantenimientos (preventivos y correctivos) de los activos de muchas empresas suponen un gran esfuerzo a la hora de afrontar sus pagos. No hay duda de que los mantenimientos preventivos bien realizados aumenta el tiempo de vida útil de los activos (lo que a largo plazo supone abaratar su precio).

Para controlar y optimizar estos gastos, evitando tener activos sin sus necesarios mantenimientos, es de gran ayuda contar con un sistema que permita:

  • Acceso al sistema controlado por usuarios, asignando permisos de acuerdo a perfiles.
  • Definir los mantenimientos (preventivos y correctivos) con sus ordenes de servicio.
  • Definir un proceso de trabajo basado en un flujo de estados, variando las acciones disponibles para cada elemento dependiendo del estado en que esté, y guardando siempre una bitácora de acciones sobre cada elemento (acción, usuario y fecha)
  • Realizar un seguimiento de los mantenimientos ya introducidos (principalmente para evitar que se pase la fecha de las ordenes de servicio).
  • Avisos de contratos próximos a vencer para atender su renovación si procediese (teniendo en cuenta los meses de preaviso pactados con el proveedor).
  • Avisos órdenes de servicio próximas con opción de añadir seguimientos a cada una de ellas.
  • Envío de órdenes de servicio a proveedores por email.
  • Análisis posterior de los gastos realizados (reportes).
  • Otras características:
    • Gestor de tareas.
    • Tablón de anuncios.
    • Órdenes de servicio manuales
  • Acceso al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Atacando esta necesidad, de la mano de una de las principales inmobiliarias del país (Grupo Condal), hemos desarrollado un sistema para la “Administración de contratos de mantenimiento”.

Diagrama general sistema
Diagrama general

Desarrollo Web con un interfaz adaptativa (lo que permite acceder computadoras, tabletas, celulares…) implementado sobre la JVM (entorno Java) con Grails como principal framework. Se ha trabajado sobre la siguiente pila tecnológica:

Pila tecnológica

En el siguiente vídeo presentamos una pequeña demo con algunas de las principales características del sistema:

Demo de la versión 2.0.0: