ADMIN – Cómo dar seguimiento a una incidencia

En un sistema en el que se registran “incidencias” (también conocidas como “boletas”, “tickets”, “solicitudes de trabajo”, etc.) es tan importante poder realizar el registro de una forma rápida, completa y sencilla como permitir dar seguimiento de forma clara a las incidencias no terminadas. Tanto las personas encargadas de resolver lo reportado, como quien lo reportó, deben tener esta información siempre accesible.

Las incidencias de ADMIN se basan en un flujo de estados, los cuales se acompañan con fechas, ubicaciones, seguimientos, fotografías, documentos y firmas.

Notificación “Mis incidencias no finalizadas”

La notificación de “Mis incidencias no finalizadas” incluye todas las incidencias en las que mi usuario esté relacionado y que no estén terminadas (hayan sido canceladas o finalizadas) ordenadas por fecha de creación.

Notificación
Notificación celular

Al hacer clic sobre el botón de la notificación se muestra el listado de incidencias incluidas en la notificación. El objetivo debe ser tener este listado vacío.

Lista notificación
Lista notificación celular

Tablero incidencias

Este tablero incluye las mismas incidencias que la notificación, pero las agrupa por estados, permitiendo analizar el avance general sólo viendo en que columna tenemos más incidencias.

Al igual que las notificaciones el objetivo es tener este panel vacío, o que los elementos estén lo más a la derecha posible.

Listado de incidencias

En el listado de incidencias se incluyen todas las incidencias visibles por el usuario actual ordenadas por fecha de creación descendiente. Este listado permite realizar búsquedas por: número, centro operativo, activo, tipo, estado, prioridad, fecha creada (por año, mes o día), usuario que la creó, técnico y supervisores.

Listado de incidencias (filtrado septiembre de 2020)

Métricas de incidencias

Las métricas son un un conjunto de estadísticas rápidas generadas a partir de los datos de los últimos 6 meses, último año y últimos 2 años.

Otras opciones

  • Avisos por correo electrónico: al crear una incidencia, cambiar su estado o añadir un seguimiento el sistema genera un aviso por correo electrónico a las personas que estén relacionadas con dicha incidencia.
  • Calendario: en las vistas calendario las incidencias aparecen el día que se reportaron y muestran su estado.
  • Reportes: permiten obtener la información mostrada en las métricas permitiendo realizar filtrados de los datos.
  • Activo: en la pantalla con la información de los activos se tiene el listado de incidencias reportadas a dicho activo.

ADMIN – Cómo seleccionar un activo para reportar una incidencia

A la hora de reportar una incidencia, resulta crucial poder localizar rápido el activo en el sistema. Más aún, cuando lo más probable es que el usuario no esté sentado en su computadora, sino en un entorno de movilidad.

Para facilitar localizar el activo para reportar incidencias en ADMIN tenemos varias opciones. Algunas de estas opciones están especialmente pensadas para ser utilizadas desde un dispositivo móvil.

  • Código QR
  • Código barras
  • Mis activos
  • Activos más cercanos
  • Buscador

Código QR

El sistema ADMIN genera un código QR único para cada uno de sus activos. Al leer este código se accede a una sección de “Accesos directos” del activo, que dependiendo del activo y de los perfiles del usuario actual mostrará unas opciones u otras (siempre aparecerá la opción de añadir una nueva incidencia).

Código QR Admin

Éstos códigos QR se pueden imprimir y colocar sobre el activo. Para leer el código QR puede utilizarse directamente la cámara del celular, una APP específica para ello, o el lector incluido en ADMIN.

Accesos directos activo

También podría utilizarse etiquetas NFC para esta acción, simplemente habría que configurarlas para que apunten a la misma URL que apunta al código QR.

* En caso de ser un usuario de tipo “Incidencias”, esta opción le lleva directamente a la pantalla de registro de una nueva incidencia.

Buscar por código de barras

Si tiene implementados códigos de barras en sus activos, el sistema puede leer su contenido y utilizarlo para localizar el activo concreto.

Abrir el lector de códigos de barras

Buscar “Mis activos”

Se puede configurar cuales son los activos relacionados con un usuario para obtener rápidamente un listado más corto y manejable donde seleccionar el activo concreto.

Obtener “Mis activos”

Obtener los activos más cercanos

Al utilizar esta opción el sistema nos listará los activos ordenados de más cercano a más lejano basándose en la ubicación definida en el sistema para el activo y en la ubicación actual del usuario.

Obtener activos por ubicación

Utilizar el buscador

Finalmente, como última opción, puede buscar por marca, modelo, tipo, número de serie… pudiendo filtrar por compañía y centro operativo si lo desea.

Buscador de activos

Una vez seleccionado el activo simplemente debe completar el formulario y hacer clic en Añadir.

Formulario incidencia

Posteriormente tendrá la opción de cargar rápidamente imágenes a la incidencia.

Todo esto mediante una aplicación web, sin tener que instalar nada ni ocupar espacio en su dispositivo, ni preocuparse por actualizaciones.